Hr-consultant Diana van Asten 37 hoort het te vaak: verhalen van mensen die langdurig ziek waren, en in die tijd niets hoorden van hun werkgever. Dat moet anders, vindt ze. Daarom geeft ze in deze column drie belangrijke tips aan werkgevers en leidinggevenden.

Als ik op een verjaardag ben, vragen mensen vaak wat voor werk ik doe. Of de mensen die het al weten, delen hun frustratie. Omdat ik veel complex verzuim begeleid, delen mensen dan ook vaak hun negatieve ervaringen. En dat zijn er — helaas — een hoop. Complete radiostilte na de ziekmelding, geen oproep vanuit de arbodienst, geen persoonlijk contact of geen overleg. Ik wijd deze column daarom aan het leed dat ziekteverzuim heet, met name om ervoor te zorgen dat de stilte wordt doorbroken en de juiste acties in gang worden gezet.

Langdurige ziekmelding

Stel je eens voor: je wordt wakker en sleurt je naar je werk. Op je werk is er geen aandacht voor jouw zorgen, de mantelzorg die je hebt naast je werk en de scheiding waar je in zit. De deadlines vliegen je om je oren. Jouw team staat op omvallen, omdat er geen extra mensen zijn te vinden. Daarnaast worden de gesprekken met je leidinggevenden steeds verschoven. Je voelt geen ruimte om je verhaal te doen. Na weken doormodderen zie je geen andere optie meer dan je ziek te melden, je bent op. Een langdurige ziekmelding is het gevolg. Je hebt te veel gegeven en kunt het niet meer bolwerken, zowel op het werk als privé.

Het lijkt misschien wat overdreven, maar zo’n 5 miljoen Nederlanders zijn mantelzorger en 1 op de 3 huwelijken eindigt in een scheiding. Tel daar de krappe arbeidsmarkt bij op. Grote kans dat iemand in jouw team worstelt met dergelijke (privé)problematiek. Eerder schreef ik hier al een column over voor Intermediair.

Verzuim voorkomen of verkorten

Leidinggevenden spelen een grote rol in het voorkomen van langdurig verzuim en/of het verkorten hiervan. Daarom een aantal tips voor leidinggevenden (en het team) om alert te zijn op de signalen en preventief beleid te maken voor het geval het niet goed gaat met iemand.

Tip 1: onderneem preventieve stappen

Voorkomen is beter dan genezen, dat is algemeen bekend. Maar vaak is het voor werkgevers lastig om interventies aan te bieden die ogenschijnlijk privéproblematiek oplossen. Toch komt zo’n 60 procent van het verzuim voort uit privéproblemen. Als werkgever heb je er dan ook veel baat bij je met deze problemen te ‘bemoeien’. Immers, je bent bij uitval (in principe) voor twee jaar verantwoordelijk voor loondoorbetaling van de medewerker.

Om ervoor te zorgen dat je medewerkers kunt helpen deze problemen kenbaar te maken, kun je een (anonieme) hulplijn beschikbaar stellen. Bijvoorbeeld via de arbodienst of een organisatie die gespecialiseerd is in financieel advies, mantelzorg of psychologische hulp. Als de drempel laag genoeg is, zullen medewerkers eerder aan de bel trekken. Met zo’n hulplijn wordt de medewerker gesteund en kun je langdurige uitval voorkomen.

Tip 2: blijf in gesprek

Veel te vaak denken leidinggevenden dat er bij een ziekmelding geen enkele mogelijkheid meer is tot een gesprek. Maar juist een gesprek, waarin zonder oordeel aandacht is voor de problematiek, is het allerbeste medicijn. Creëer een cultuur waarin medewerkers ook met elkaar in gesprek kunnen gaan, er voor elkaar gezorgd wordt en medewerkers zich gehoord en gesteund voelen. Dat begint al bij de tussentijdse evaluatiegesprekken die je regelmatig hebt met de medewerker.

Mocht een medewerker zich al ziek hebben gemeld, blijf open met de medewerker in gesprek, tenzij er een advies ligt om rust en ruimte te geven. Er is niets zo erg als niets meer van je werkgever horen, terwijl je je al rot voelt. Spreek met je medewerker af hoe vaak er contact is en houd je hier ook aan.

Tip 3: geef de medewerker de ruimte

Als je merkt dat een medewerker te veel op zijn/haar bord heeft, stel dan zelf de grenzen. Maak bespreekbaar dat bijvoorbeeld werken in de avond niet nodig is, geef de medewerker minder projecten en geef aan dat rust belangrijk is. Maak in het team bespreekbaar wat de arbeidsethos is.

Indien zich problemen voordoen, geef de medewerker dan de ruimte om de (privé)problemen op te lossen, bijvoorbeeld met hulp van interventies. Je kunt hierbij denken aan het aanbieden van deels doorbetaald zorgverlof voor een bepaalde periode.

De leidinggevende heeft een belangrijke voorbeeldrol, enerzijds door medewerkers de mogelijkheid te geven zich te ontwikkelen en anderzijds door het goede voorbeeld te geven. Een medewerker die zes weken niets hoort van de werkgever of onpersoonlijk wordt uitgenodigd door de arbodienst omdat dit nu eenmaal hoort, raakt verder van je verwijderd. Blijf in contact, vraag wat de medewerker nodig heeft en biedt proactief hulp aan.